Comment rendre les séances d’équipe plus efficaces ?

Dans ce témoignage, découvrez quelques méthodes et outils qui ont permis de co-construire, de déléguer la gestion, l’animation et le suivi des séances.

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Retranscription de l’interview de Simon Lagger, réalisée le 4 septembre 2019 par Jean-Pierre Besse.

Simon Lagger : Arrivé dans cet établissement scolaire en tant que directeur je me suis assez vite rendu compte qu’il y avait des besoins en termes de gestion de séance avec mon équipe.

Les premières séances que j’ai vécues c’était plutôt douloureusement. J’avais le sentiment qu’on répétait beaucoup les mêmes choses, on revenait sur les mêmes propos qui avaient été tenus une heure avant, on faisait énormément digressions. Je trouvais qu’ils avaient passablement de déperdition, mais qui était vécue par beaucoup de membres de l’équipe comme étant un vrai moment de partage, plus que comme un moment de pilotage et des décisions.

Juste pour dire c’est quand même non négligeable on est passé d’à peu près en moyenne six heures de séance et on est à trois heures de séances maintenant. J’ai gagné la moitié du temps 50 % du temps !

Jean-Pierre Besse : Qu’est-ce qui vous a donné envie de changer ? 

La fatigue.  J’appréhendais ces séances, je commençais à transpirer deux heures avant en me disant « Mon dieu on va passer encore 5 ou 6 heures assis sur une chaise ». Je voyais mes mails qui s’accumulaient, et ce temps que je passais en séance c’était source de stress. Ces séances étaient source de stress.

Par quoi avez-vous commencé alors pour être moins fatigué, moins stressé ? 

Il y a eu beaucoup de tâtonnements, il faut dire que les choses ont pris un certain temps ça ne s’est pas résolu en 6 semaines. Je dirais que pour avoir des premiers résultats très concrets et durables, il a fallu presque 2 ans. Et après trois ans, on a basculé dans un système qui est totalement différent, pas parfait encore on peut l’améliorer un petit peu, mais il et fort différent dans la mentalité et la manière d’aborder les séances et totalement différent. Donc deux ans pour des changements très concret et trois ans pour une intégration une appropriation de ses changements. Le résultat est une nouvelle manière de conduire les moments hebdomadaires de concertation entre nous, un peu plus dynamique, plus rapide et efficace. J’ai dû revenir aussi sur mes intentions premières. Je m’étais dit on doit arriver à tenir les séances en 90 minutes. Cela n’est pas toujours possible, il faut s’adapter.

Nous sommes des cadres, nous devons prendre soin de nous. Pour prendre soin de nous, il faut qu’on puisse faire le travail durant la semaine, en sérénité. Sans finir le soir et sans devoir prendre le samedi matin pour terminer le travail. Donc au-delà de la gestion des séances, il y a aussi la gestion du temps sur la semaine de travail. 

Le plus gros changement c’est probablement le fait qu’on a des séances qui débouche sur des décisions directement mettables en œuvre ou exploitables, qui font que de semaine en semaine on ne revient plus sur les mêmes sujets.

Le grand changement s’était aussi l’arrivée d’un nouvel outil numérique qui était très participatif et qui permet à chacun d’apporter un point à l’ordre du jour, sans avoir une personne responsable en tant que tel de l’ordre du jour. Cet ordre du jour est co-construit, car chacun a la possibilité d’apporter son élément, sans qu’il y ait un filtre qui détermine si l’élément est pertinent ou non. Chacun a sa pierre à l’édifice.

On a dû aussi créer des règles très explicites. Par exemple, en définissant des sujets qui doivent être mis pour décision. On sait qu’il faudra prendre une décision, donc ça va nécessiter entre 5 et 8 minutes de discussions, mais cela ne devrait pas être plus. 

Si c’est plus, ça doit être mis dans une colonne qui est dédiée à l’échange. Les échanges on sait qu’on est entre 10 et 15 minutes par sujet. Quand on est dans une résolution de problèmes, là on sait qu’on est dans un moment réflexif, et potentiellement on doit se réserver entre 30 et 45 minutes pour traiter ce problème, car il est multiple et il implique la conduite générale et globale de l’établissement, et on ne peut pas se permettre de traiter cela en 5 minutes.

Ce qui était difficile dans la gestion séances c’était finalement de définir très clairement qui fait quoi. Qui a quel rôle ? 

Au début, j’avais le sentiment de devoir gérer : le temps, l’ordre de passage, la préparation de la séance est le bien être des collaborateurs et préparer l’ordre du jour. Je me disais mais « je ne m’en sors pas je n’arrive pas à tout faire ».

On s’est rendu compte qu’on pouvait déléguer certaines responsabilités. On a débouché sur des cartes qui indiquent au recto des fonctions très clairement identifiées. 

Il y a le Leader séance, un gardien de qualité, un gardien du temps, un gardien de la mémoire, un gardien de la dynamique de la séance et un gardien du confort

 Ces rôles sont répartis en fonction des personnalités des gens. Au verso, il y a les 4 ou 5 missions fondamentales qu’on attend de ses rôles. Aux participants de faire en sorte d’être coresponsables pour que la séance avance, qu’on aboutisse à des décisions, qu’on ne revienne pas toutes les 5 minutes sur les décisions. Mon rôle c’est de créer le cadre finalement. Aux participants de l’incarner.

Sans oublier que pour chaque sujet qu’on ouvre, il y a un chronomètre.

Si un manager devait changer ces séances, par quoi devrait-il commencer ?

J’ai envie de dire il doit être un tout petit bout égoïste un certain moment c’est à dire qu’il va se poser la question à lui-même :  mais c’est quoi mon besoin pour bien vivre ces séances ? 

Sachant que sur lui repose le liant entre les personnes pour que la séance se passe bien. Il doit être régulateur, mais pas trop. Il doit avoir une forme d’empathie et de bien-être pour être à l’aise et gérer la séance et l’équipe. Si le leader de séance est déjà sur les pattes arrière au début de la séance, on peut présupposer que la séance sera compliquée.

Pour être bien lors de la séance, il y a indubitablement un bout de préparation en amont.

C’est à dire qu’il doit savoir dans quel lieu aller, et puis se demander si le lieu est suffisamment agréable pour lui et pour tout le monde. Est-ce que le Leader de séance et en connaissance, et il a les outils en tête pour pouvoir mener sa séance a bien ? Parce que le leader de séance qui a un certain moment perd le lead de la séance ne se sentira forcément pas à l’aise, et puis la séance ne va pas aboutir. 

À côté de ça, j’ai envie de dire de nouveau le leader de séance, ou bien l’équipe, doivent se poser la question mais moi je suis qui est j’ai besoin de quoi et comment est-ce que je travail ? Ce sont des questions fondamentales à déterminer. 

Personnellement, je me suis posé cette question-là. Je me suis rendu compte que je suis un ancien apprenti, je suis quelqu’un de manuel, j’aime toucher j’aime bouger les choses.

J’ai besoin de dessiner aussi, j’ai besoin de chiffonner est de mettre et d’enlever, ça m’aide beaucoup à réfléchir. On a vu dans certaines séances animées avec des post it on demandera à chacun de se lever, d’aller poser le post-it, de présenter le post-it. Cela nous permettait non seulement gagner du temps, mais d’être beaucoup plus explicite pour tout le monde. 

On s’est aussi rendu compte, lorsque je parlais du bien-être du leader de séance et du bien-être de l’équipe, quand on avait bien travaillé, on terminait 15 20 minutes plus tôt. 

Ces moments informels, après la séance, permettent de débriefer une quantité de petites choses. On règle deux trois trucs qu’on a oublié ou avait pas eu le temps de le dire en séance. Finalement, ça amène une forme de lien qui permet à la séance suivante d’être faite avec un peu plus de liant entre les personnes, et de fois en fois on s’est rendu compte en deux ans on a construit aussi des liens très forts alors qu’a eu des changements dans les équipes. Très rapidement, nous sommes arrivés à des liens forts, parce qu’on a créé des moments informels de ce type-là.

Pour conclure quels seraient vos conseils ?

Je dirais le premier, c’est un conseil hédoniste, c’est à dire penser à son plaisir et penser au plaisir des autres. 

Le deuxième, je dirais qu’il faut des règles explicites connues de tout le monde est acceptées par tout le monde.

Ces règles participent-elles à la fixation du cadre ?

Ce que je veux dire par règle, c’est qu’on commence à l’heure et on s’attend à ce que les gens soient à l’heure. On finit à telle heure, on s’attend à finir à l’heure. On s’attend aussi à avoir une pause. Parce qu’on ne peut pas tenir trois heures en étant complètement attentif.

On intègre une pause de 20 minutes. Durant ce laps de temps, on se régénère.

On s’est aussi donné la règle suivante : si une personne qui vient avec un sujet non préparé, théoriquement ce n’est pas un sujet qui va être pris. Parce il ne va pas être suffisamment alimenté pour le traiter.

Donc le premier conseil c’était ? le plaisir. 

Le deuxième : c’était avoir des règles explicites.

et puis le troisième, c’est faire respecter les règles qu’on s’est fixées.

Votre expérience relève des points extrêmement importants pour induire des changements. On peut essayer une fois, et cela peut fonctionner ou pas fonctionner. 

Mais la clé du succès finalement c’est la persévérance ! En osant maintenir, continuer et en s’adaptant en permanence. 

Oui, et c’est important, selon moi, que les outils soient définis par l’équipe, et qu’ils correspondent à la culture de l’équipe et la culture de l’entreprise ou de l’institution.