Récit d’une expérience de transformation d’une formation présentielle en classe virtuelle

Création d’un dispositif de formation varié et favorisant les interactions

Après avoir obtenu le mandat pour une formation pour aider les apprentis à mieux s’organiser et à gérer leur temps, mon collègue formateur, Philippe Gachet et moi-même, avons co-créé le dispositif de formation pour une formation d’une journée : cadre, programme, objectifs pédagogiques, fil rouge, intentions des exercices, pitch, travail préparatoire, PowerPoint, etc.

Pour enrichir le parcours de formation, nous avons sélectionné des extraits vidéo, puisé des anecdotes dans nos expériences et dans la bibliographie existante. Nous avions même prévu de mettre la main à la pâte pour visualiser et cuisiner un véritable gâteau de l’énergie. Bref, tout était prêt pour animer une journée de formation en présentiel, comme d’habitude, serais-je tenté de dire.

Mais voilà que le virus débarque

Plus question de formation en salle, les normes de distanciation sociale et sanitaire n’étant pas encore formellement édictée à ce moment-là. Le séminaire est d’abord annulé. On se dit que la thématique est pourtant d’actualité : on doit sans cesse apprendre à s’organiser (ou se réorganiser) pour mieux gérer son temps. Aussi ou surtout en formation. Nous pensons qu’une petite adaptation devrait faire l’affaire pour passer en classe virtuelle.

Rien de moins vrai. Va falloir changer de cuisine, de recette. Il n’est plus possible de cuisiner pour de vrai un gâteau de l’énergie en guise de dessert. Le défi est passionnant, mais il faut tout reprendre. Du travail préparatoire au plan d’action en passant par les objectifs à redéfinir avec le mandant.

Nous avons passé beaucoup de temps pour adapter ce cours pour l’animer via ZOOM. Nous avons raccourci les séquences, varié les moyens et outils, créé des sous-groupes virtuels, multiplié les discussions en ligne (Live Chat), effectué une expérience chimique en LIVE, utilisé le tableau blanc, procédé à un sondage en ligne, sélectionné des vidéos adéquates.

Nous avons même initié les participants aux techniques de pleine conscience. Une gageure en LIVE, mais le résultat était supérieur à nos attentes et ils ont beaucoup apprécié l’énergie placée dans cette formation.

Nous avons dû faire des choix. Puis couper et couper encore les éléments du programme de la formation pour la rendre plus digeste. Les ciseaux, ce meilleur allié du formateur, ont sévi. Moins, c’est PLUS. La sauce a pris, les invités ont apprécié. De l’entrée au dessert, ce fût pour les participants et les formateurs, un vrai plaisir gustatif et une odeur de reviens-y. Pas de gâteau cuisiné en salle, mais un très bon dessert.

Fort de cette expérience, voici ce que nous avons constaté :

Fort intérêt de la part de ce public cible (17-25 ans) pour une formation sous cette forme. Un seul absent sur 15 inscrits dans la situation sanitaire actuelle, un vendredi, durant les vacances scolaires.

Depuis le début du semi-confinement, plusieurs participants-tes, mais pas tous-tes, sont devenus des pros des formations en ligne.

Chaque intervenant -e, chaque prof, chaque employeur y va de son type de plateforme : ZOOM, Skype, Face Time, Teams… Les jeunes ont – à juste titre – des attentes élevées et ne se privent pas de relater les expériences difficiles où leurs profs “ne maitrisaient pas le truc ou le rythme ».

Sur le plan technique et méthodologique, voici ce que nous recommandons et que nous allons renforcer.

Technique

Avant

  • Envoyer un mode d’emploi pour Visio-formation, règles du jeu.
    • Ce sont souvent les maîtres d’apprentissage ou chargés de formation qui ont inscrit les participants via les emails professionnels sur le LMS de notre mandant. Soit l’email du participant, soit celui du maître d’apprentissage.
    • Résultat : les travaux préparatoires ou le lien vers la Visio-formation ne parviennent pas ou tardivement aux participants-tes qui n’ont pas accès à leurs emails pros en télétravail ou durant les vacances.
  • Envoyer des documents de formation (Travail préparatoire ou support de cours) sur des emails privés, pose la question du respect de la sphère privée. Les jeunes participants-es n’y sont pas vraiment sensibles.
  • Rappeler l’importance du travail préparatoire. Même à la maison, les participants-es ne ne sont pas en vacances.
  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM / TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.

Pendant

  • Animer à deux tant la charge est lourde : aspects pédagogiques, virtuels, techniques, nouveauté du canal.
  • Mettre à dispo un moment « Bac à sable » de 15 minutes avant le début pour la mise en route.
  • Enregistrer quelques séquences ZOOM pour le suivi.
  • Contrairement à d’autres tranches d’âge, les jeunes se moquent d’être vus dans leur cuisine, vautrés sur leur canapé ou dans leur chambre mal rangée. D’autres ont soigné leur apparence, leur environnement.

Après

 

Méthodologique

Avant

  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM/TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.
  • Placer des mini-pauses. En intégrer aux travaux en sous-groupes.
  • Le « Chat » permet aux participants de communiquer entre eux. Ces interactions échappent au formateur.

Pendant

  • Varier au maximum les activités, le rythme, les séquences, les moyens.
  • Oser des options en dehors de ZOOM ou TEAMS.
  • Faire bouger les participants dans leur environnement : balcon, cuisine s’ils le souhaitent.
  • Leur proposer de s’appeler en binôme pour discuter d’une thématique en marchant (Marche réflexive).

Après

  • Possibilité de refaire une mini session via ZOOM/Teams de 20’ pour assurer le suivi.
  • Vérifier la mise en application du plan d’action

 

Bien que la valeur du présentiel peut être défendue avec plusieurs arguments : le décalage spatial et temporel, la dynamique de groupe, une palette des canaux de communication plus large. Force est de constater que la “Visio-formation”, autre appellation d’une “Classe virtuelle”, devient une concurrente sérieuse au présentiel. Les participants, tout comme les institutions de formation, ont apprécié cette modalité de formation, car elle offre bien des avantages.

Aujourd’hui, la question à se poser est celle de savoir comment bien combiner des moments synchrones et asynchrones dans un parcours de formation. Un retour en arrière semble désormais impossible. Alors à nous formatrices et formateurs de concevoir dorénavant des dispositifs de formation alternant le virtuel et le réel afin de donner encore plus de force au présentiel.

Article co-écrit avec Philippe Gachet – https://gachet-formation.ch